如何用信息化手段去提升展览会的专业化服务水准，用信息化手段去增加对展览会价值的挖掘和评估、用信息化手段去加强对展会信息加工和分析，是未来展览业者必须面对和认真思考对待的。对于展会主办者来讲采用完善的展商及观众数据信息采集手段和数据分析管理工具是展会成功的保证。

展会观众登记系统的作用
　　为主办方、参展商和专业观众提供信息交换和互动的平台
　　为展会营造专业氛围，提升展会的品牌形象
　　在原有的参展商基础上吸引更多潜在参展商
　　提高展会现场贸易机会，增加参展商和观众对展会的满意度
　　通过对数据的深入分析，为展会科学决策提供依据
　　建立完善的专业观众（买家）数据库    
展会观众登记系统服务内容
1、观众网上预登记
观众网上预登记是利用互联网技术，提前向对展会感兴趣的观众登记信息的服务方式。这种服务扩大了参展商和观众的来源与渠道，简化观众入场参观手续，减轻现场服务压力，同时有效地提高了展会信息传播的准确率。目前，有不少展会网上预登记的观众达到了20%以上。我们通过以下几个步骤来实现：
1）、设计网上预登记界面及后台数据库管理程序，与主办方共享同一标准规格的数据库；
2）、在南京国展中心网站主页显著位置进行展会推广；
3）、配合主办方提前打印、邮寄预登记参观证（带可识别条码）；
4）、通过邮件形式，向他们传递展会的最新进展消息，并提醒预登记观众准时到场参观。
5）、在展会召开之前，根据网上登记的实际情况，作出登记者的相关信息分析，其内容包括登记者的姓名、性别、职位、所在公司、行业、意向、地区分布、联系方式等信息。
6）、通过该报告，主办方能够准确掌握参会观众的数量，可以提前做好现场服务的准备；观众数量的增加，可以更好地进行招展；部分观众的需求信息明确，能更好地服务于参展商。
2、专业观众邀请
　　展会的推介是展会成功的一个关键因素，核心内容之一在于对以往展商和观众的邀请，借助现代化的信息传播手段，让老客户变成新一届展会的坚定支持者和实际参与者。
展会前，根据整理过的数据库信息，分别向参展商和观众发出展会的相关信息和邀请函；发放方式：借助现代化的信息手段，充分利用电子邮件的力量，快速传递展会的信息；此外，借助网络的广大受众，在网络上广泛传播展会的信息，尽可能地吸引更多的人关注展会，参与展会。
    在专业观众中寻找潜在的参展商，分析观众数据筛选潜在的参展商，保持与他们信息沟通，发展他们成为新的参展商。
3、观众登记服务用品的代理制作（胸卡及挂绳、观众登记表、调查表等）
　　多个展会的成功实施使我们有了自己稳定的附件供应商，可以保证以市场上较低的价格提供胸卡及挂绳、观众登记表、观众及展商调查表等给展会主办方。
4、展商出入场登记服务
　　展商入场分为两种情况，一种为只统计展商的出入场情况并生成数据信息；另一种是为主办方售票的展销会专门服务的，这种情况要求避免展商使用参展证带无票观众入场，我们的系统正是充分考虑到这种情况，使用了无线PDA式条码阅读器，通过无线网络与数据服务器相连，保证了展商入场情况的实时性，即每个展商只能一人一证，入场时和出场进均要使用条码阅读器对其条码进行阅读一次，这样如果一个展商带若干个展商证出场带无票观众入场，因其出场时只有其本人的展商证经阅读器阅读过，其它的却没有，如果任何人持此证入场，PDA会发出警告，提示其是“非法入场”，门禁工作人员可据此拒绝其入场，这样从根本上杜绝此类现象的发生，保证了展会主办方的利益。
5、观众现场登录服务
　　现场登录是在与会者正式入场时收集有关人员基本信息的过程，所有参会人员都必须进行现场登录。由于展会现场人流较大，可将观众分类接待，根据观众类别采用不同的登记方式：
　　对于嘉宾和VIP观众，采用绿色通道，由主办方负责引导；
　　对于外宾、记者，设立海外和媒体通道，提交名片或填写调查表；
　　对于网上预登记观众，设立预登记通道，出示预登记打印信息或验证号码；
　　对于团体观众，快速通道，提交信息或名片，可以快速办理团队的所有人员的证件；
　　对于普通观众、专业观众，一般通道，提交名片及填写调查表。
    除了分为几类通道，为了便于识别，通常还要分发不同颜色的胸卡将与会者分类，如设定红色胸卡为贵宾，黄色胸卡为观众，蓝色胸卡为参展商，绿色胸卡为展会工作人员等。我们将负责投入巨大物力和人力，细分人群，保证人流快速移动，保证登录现场的合理有序。
6、展商展台信息采集服务
　　一个大型的展会，无论对于主办方还是参展商，观众信息始终是他们最为关注的重点之一，是评判展会影响的重要因素之一，是参展商实现商业扩展的重要来源。因此，任何一个展会都必须有专门的机构来处理展会的观众信息。
    观众信息包括基本信息和行为信息：基本信息即姓名、职务、公司电话、地址等；而行为信息是各为主办方和参展商重视的信息，它贯穿于观众的整个参展过程，参观了那几家公司的展台，询问了那几类产品，最有意向的产品是哪些，采购的大概日期等。
我们具有各种高性能的信息采集设备，丰富的数据采集服务经验，良好的观众信息个性化服务能力，可以为每一展商提供具有针对性的信息服务。
7、展商、观众满意度调查
　　展商、观众的满意的程度对一个展会来说是非常重要的，不仅反映了展会的成熟度还反映了主办方及展馆的服务水平，了解展商和观众对展会的意见和建议对办好下届展会具有非常重要的作用。南京国际展览中心拥有自己的自办展会，并且我们会在每个展会在此举办期间进行满意度调查，因此我们有着相关的专业经验，长期的积累使得我们总结出一套完整的最有利于反映展会状况的调查问卷系统。我们会应展会主办方的要求为我们服务的展会开展这项服务，将展商及观众提交的信息反馈给主办方，以供借鉴与参考。
8、展会综合数据报告
　　展会观众分析报告作为一个展会的阶段性成果是必不可少的。对于他们相关信息的收集、分析整理有利于总结展会的成功经验和不足之处，同时为新一届展会做好准备。我们能够为展会提供专业化的展会报告。
    对于展商和观众的分析主要从三个方面来进行，即展商和观众的基本情况、展商和观众的意见和反馈、观众的数据分析报告。观众的数据分析报告大致有以下几种：每日和整个展期观众入场人数、人流时段和汇总统计；专业观众区域构成统计；预登记和邀请的专业观众到场情况统计、调查信息的图表分析等，以及详细的专业观众资料。
    通过展会报告，主办方将充分认识展会营销方面工作的效果，掌握展会的宏观动态，提前为新一届展会作好布局；参展商将能够进一步实施相关的商业计划，同时重新认识该展会的行业影响力和号召力；而观众也将能够通过报告来计划新一年的采购预算分配等。

我们服务的优势
1、成本优势：南京国际展览中心一直致力于为在本展馆举办的展会提供完善的服务，在展会观众服务中积累了一定的经验，因此我们有着别人无可比成本优势，因为我们相对外地的服务商来说人员的成本相对较低，不需要物流和差旅费用，基于和主办方良好的全方位合作关系，突出南京国展中心良好的服务水平，我们的报价一定是相对较低的；另外对于使用我们系统的展会主办方，在观众登记系统的工程搭建上会给予一定的优惠，这就又为主办方节约的成本。
2、提供一站制服务：作为展馆的一个服务项目，我们有得天独厚的优势。
3、人性化服务：根据展会的不同需求提供不同的服务，极大满足主办方要求
4、提供优质服务：在采集更多的观众信息的基础上，保证观众登记手续简化、入场顺畅。
5、以创造展会价值为追求目标：完善的配套服务是我们的特点。
6、数据报告更具借鉴意义：全面客观的分析加上观众行为分析，使决策更科学。

我们如何保障服务的品质
我们将从以下几个方面为展会的服务提供可靠的保障：
1、现场运营质量保障
技术设备保障－南京国展中心拥有一支强大的技术团队，并购置了先进的数据采集设备，展厅内先进的有线和无线设备为系统的稳定运行提供了保障。
制度流程保障－通过对多个展会的服务和运营建立了一套成熟制度和流程确保了展会服务质量。
人员素质保障－我们与南京本地多个高校建立了长期的互助式合作关系，所有服务人员都来自有服务经验的高素质的大学生，并由良好组织能力的学生干部负责带队，展会前经过严格的训练和选拨合格者方可获得在展会中实践的机会，同时我们现场管理人员均由多年展会运营经验的专业人士负责，确保人员整体的素质和能力。
后勤预案保障－设备、物品、资料等的运输、检测、安装、摆放、存储都有严格的规定，并由专人管理和核查。
突发事件预案保障－为了保证展会的顺利进行，我们针对展会实际情况，准备了完备的紧急事件处理预案，并在必要时启用确保展会的顺利进行。
运营模式保障－根据展会的不同需要目前采用了两种信息采集方式（非现场打印和现场打印），每场展会都采用项目负责制的方式，由项目营运经理负责，下设项目助理、小组组长（由较强组织能力的学生干部），保证了项目营运的质量。
2、数据后期处理保障
数据再利用性保障 我们为主办单位提供展会观众信息管理软件，提供的服务系统不仅可以记录观众的详细个人信息，同时可以生成自动查询的观众信息数据库，极大的方便主办商对观众信息的查询和再利用。
数据安全性保障 保障展会观众数据及展会相关信息、资料安全和保密，不得以任何理由、任何形式向任何第三方透露或泄露，展会结束信息和资料全部交给主办单位。

我们的服务承诺
我们服务的各场展会：
均经过项目运营小组精心的策划和准备；
均由通过专业培训具备良好素质的服务人员负责；
均可确保数据收集质量达到以下标准：
非现场打印展会：
名片信息收集的准确性达到96%以上；手写信息收集的准确性达到93%以上；
观众的基本信息、需求信息两者一一对应。
现场打印展会：
名片信息收集的准确性达到97%以上；手写信息收集的准确性达到91%以上；
观众的基本信息、需求信息、行为信息三者一一对应。
已成功合作的展会
从2007年8月我们研发并推出这项服务以来我们服务的展会如下：
亚洲户外展    
南京国际车展       
江苏国际服装节
中国粮油精品展   
第65届全国汽配展